БИБЕНДУМ е българска компания, която внася и дистрибутира вина от най-известните винарски райони в света. В тяхното портфолио са представени както класическите производители от Стария свят, така и вече утвърдени имена от Новия свят.

Освен чуждестранни производители, Бибендум предлага вина от България. Основен дистрибутор е на:

• Винарна Дамяница, гр. Сандански;
• Винарско имение Санта Сара, с. Горица;
• Винарна Тохун, гр. Поморие.

Необходима бе ERP система за управление на дейността във фирма БИБЕНДУМ с отразяване на специфичните особености в дейността на фирмата.

Търсеното решение трябваше да представлява Интернет базирано приложение с което да може:

• Да се документират действията по доставка, заскладяване, изписване и продажби в складовете на фирмата;
• Да се генерират отчети и справки за водене на отчетността и да се следят наличностите и движението на стоките;
• Да се осчетоводяват документите по доставка, заскладяване, изписване и продажби в складовете на фирмата;
• Да се генерират счетоводни отчети и справки за водене на отчетността на фирмата в съответствие със счетоводните стандарти;
• Да се автоматизират поръчките от клиентите;
• Да се следят и планират обажданията към клиенти, промоции и др.

Решение

Колибри ERP е Интернет базирано приложение с функционалност на автоматизирана система за управление на дейността във фирмата и покриваща изискванията на БИБЕНДУМ за търсената ERP система.

Започвайки от следенето на Доставките и воденето на правилната им отчетност през директната връзка със Складовото стопанство се реализира и контролира с минимални усилия всяка сделка - от отразяване на доставката в складовите наличности през регистриране на първичните документи по доставка и плащания до следенето на задълженията към доставчици.

Функционалността за работата с Клиенти дава лесно да се реализира и контролира всяка сделка, започвайки от оферирането, фактурирането и по-нататъшното регистриране на вече продадените стоки в складовите наличности. Особеностите в дейността на БИБЕНДУМ бяха реализирани като:

• контрол на падежните дати на фактурите и отчитане на лицето предизвикало сделката (посредник);
• създаване и следене на кредитна линия на клиент;
• настройка на Поръчките от клиенти с видовете и брой етапи (състояния) на поръчките;
• оперативни справки по поръчките;
• възможност за отразяване на специфичните условия по Промоции - за даден клиент за определен период;
• импорт на поръчка от клиент в XML формат (ECOD или eXite, единия от двата в зависимост от доставчика) към Колибри ERP;
• създаване на отношения между регионите и потребителите и отчитане на отношенията между региони и потребители в системата в справките за продажбите по региони;
• нови методи в SOAP интерфейса за  връзка с електронния магазин на фирмата.

Складовото стопанство позволява регистриране и следене на всички операции, свързани със складовете на фирмата, с цел да се проследяват и наблюдават наличностите във всеки един момент. Допълнено бе с възможност за отчитане на операция изписване за дегустиране. Справката за изписаното за дегустиране по обекти бе обвързано с поръчките.

Цялостната счетоводна информация от всички други модули се обхвана и позволи автоматизирано генериране на обобщаващите счетоводни отчети на фирмата. Извършени бяха настройка и генериране на отчети свързани с дейността на звена или обекти на фирмата (костцентрове) по съответните статии (видове разходи).

Резултат

С внедряването на Колибри ERP БИБЕНДУМ получи реалните аспекти на допълнителната стойност, получавана от потребителите на Колибри ERP.

Подобри се фирмената комуникация, координация и контролът над фирмените процеси – постигана се много голяма ПРОЗРАЧНОСТ, която помага на всички.

Мениджърите получават ВЕДНАГА нужната им информация (не след дни или седмици) – постигана се по-добра информираност както на мениджърско ниво, така и за клиентите и доставчиците, които получават НАВРЕМЕ нужната им информация.

Реализирана на практика бе възможността за връзка с други системи (например електронен магазин, електронен обмен на документи).