Въпреки че различните фирми може по различен начин да бъдат изненадани при формирането на бюджета за внедряване на ERP, тези, които вече са минали по този път отбелязват, че някои разходи наистина се пренебрегват или недооценяват спрямо други. Следните дейности от внедряването често довеждат до надхвърляне на предварително направения бюджет:

1. Обучение - Обучението, всички признават, е най-често срещания случай на недооценяване при формирането на бюджета. Разходите за обучението са високи, т.к. служителите трябва да научат ново множество от процеси, функции и взаимодействия - не само да овладеят някакъв софтуерен интерфейс. Външни фирми за обучение обикновено не могат да бъдат достатъчно полезни в процеса на обучение. Те се фокусират основно върху начина на ползване на софтуера, но не и върху най-важното - да обучат хората, как да вършат своя бизнес с новия софтуер. Опитайте да разработите самостоятелно някакъв учебен план, който дефинира и обяснява различните бизнес процеси, засягани от ERP системата. Не забравяйте, че с ERP финансовите служители ще използват същия софтуер, който ще използват и отговорниците по складовете, например и неминуемо те ще въвеждат/редактират/обработват обща за тях информация. За да правят това успешно, те трябва да имат далеч по-ясна представа за дейността на хората от другите отдели и подразделения, отколкото са имали преди да се появи ERP в тяхната организация. Накрая, обучението ще бъде много по-успешно, ако вашите IT (Information technology) специалисти и бизнес организатори бъдат въвлечени и се грижат за целенасоченото му провеждане. Разгледайте вашия бюджет за ERP обучение и удвоете или дори утроете сумите за осигуряване на неговото организиране. Това ще бъде една от най-добрите ви инвестиции, които сте правили.
   
2. Пренос (конвертиране) на данни - Пренасянето и/или преобразуването на данни от старите системи към новата ERP система струва пари. Нормално фирмите изискват да бъдат пренесени и преобразувани съществуващите данни за доставчци, клиенти и артикули (стоки, продукция, материали - понякога с номеклатура от десетки хиляди бройки). Макар че малко управляващи ще се съгласят, повечето данни от старите системи са от малка полза. Фирмите обикновено отричат техните данни да са негодни, докато не започнат да ги преместват в новата система, нормално работеща върху клиент-сървър технология, която също понякога е новост за фирмата. Това обаче не е всичко: по време на внедряването почти винаги операцията по пренос на данни се налага да се направи 2, 3, дори повече пъти, било то поради непълноти или пък поради неуточнени и неоеднаквени формати, с които различните подразделения на фирмата предлагат своята част от данните. До този момент, всяко подразделение може да е имало свой формат за поддържане на информационните масиви, но от сега нататък формата на данните трябва да стане един. Това са причините, поради които не се оценяват правилно разходите за пренос на съществуващите данни. Дори при наличието на добре структурирани и пълни данни може да се наложи преразглеждане на разходите за преноса им по време на внедряването на ERP.
3. Интеграция и тестване - Тествайки връзките между ERP системата и другите софтуери и системи, използвани във фирмата, едно по едно ще установите необходимостта от допълнителни (непредвидени) разходи. Пример за такива случаи са връзката с e-commerce приложение, със софтуера за управление на потоците на доставки (SCM), връзка с преносимия хардуер на мобилните търговци, връзка с устройствата за четене на баркодове, с касовите апарати и т.н. Ако можете да закупите тези добавки от доставчика на ERP, това е най-добрия вариант за вас. Ако се опитате със собствени сили да решите тези проблеми, непременно нещо няма да е наред. Както и при обучението, реализирането и тестването на ERP интеграцията трябва да бъде направено от гледна точка на бизнес процесите във фирмата. Опитът показва, че вместо да се прави опит да се напасват допълнителни кръпки на свързващите места между системите, много по-успешно ще е да се проиграе съответния реален бизнес процес - например за поръчка от клиент: от въвеждането на поръчката, през експедиране, фактуриране, плащане - целия път на поръчката, като е препоръчително това да стане с участието на служителите, които евентуално ще вършат тази работа в бъдеще.
4. Модификации - Добавките са само началото на разходите, свързани с интегрирането на ERP. Много повече разходи изисква, ако въобще се налага, модифицирането на основната част от ERP софтуера. Това може да се случи, ако системата не може да поддържа някой от вашите бизнес процеси и вие решите да се направят изменения в софтуера за да прави той това, което желаете. Това е игра с огъня. Измененията могат да засегнат всички подсистеми на ERP, т.к. те са дълбоко взаимосвързани в единна система. След това, специфичните изменения на ERP системата ще бъдат един постоянен кошмар и ще възникват за преработка при всяка поява на нова версия. Може това да работи или пък да нямате избор. Няма значение каква е причината - доставчика няма да откликне при необходимост и да ви поддържа до край. Вие ще трябва да осигурявате допълнителни средства, за да се направят специфичните изменения, да се поддържат и управляват.
   
5. Събиране на данни за бизнес анализи - Често, данните от ERP системата трябва да се комбинират с данни от други системи, за да се направи някакъв анализ. Фирмите, които имат голяма необходимост от анализи, би трябвало да включат сума за събиране на данни (data warehouse) в бюджета за внедряване на ERP и би трябвало да са готови да свършат малко допълнителна работа за да се стигне до желаното решение. Потребителите са в неудобно положение тук: претърсването в голямата база данни на ERP системата, за да се извадят необходимите за анализи данни, е трудна ежедневна задача, а от друга страна ERP системите почти никога нямат средства за индициране кои данни са били променени през последния период (например ден), което пък означава отново трудности при добавянето им към необходимите данни за анализи. Едно скъпо решение е софтуер по поръчка. По-умно е да се провери дали се покриват всички необходими анализи преди да се подпише бюджета за внедряване.
6. Консултанти ad infinitum (до безкрай) - Когато потребителите загубят своята ангажираност към ERP проекта, консултантските разходи може да хвръкнат в небесата. За да се избегне това, фирмата трябва да е наясно с целите, поставени от консултантския партньор за обучение на вътрешните служители. Въведете метрики в консултантския договор: например, определена група от служители на фирмата да могат да преминат успешно през тест за ръководители на проекти, ако е възможно, достатъчно близък до съответния тест, който са преминали консултантите, провеждащи ERP внедряването.
7. Загубване на най-добрите и способните - Разбираемо е да се вярва, че ERP проектът зависи от това, дали най-добрите в бизнеса и от информационния отдел (IS - information system) ще бъдат ангажирани с него. Софтуерът е доста многостранен и сложен, а промените в бизнеса драматични, за да се повери проекта на други хора. Лошата новина в този случай е, че фирмата може да се раздели с тези качествени служители след реализирането на проекта. Макар че ERP пазара не е от най-горещите, консултантските или други фирми може да направят опит да привлекат вашите най-добри хора с по-високи заплати и бонуси. Посъветвайте се с отдела по човешките ресурси овреме, за да обмислите подходящи бонуси и да предложите нова заплата на вашите ERP спецове. Ако им разрешите да си отидат, ще ви е трудно да намерите подходящи равностойни на тях, а още по-лошо - консултанти, на които ще трябва да плащате двойно.
8. Групата по внедряване може никога да не спре - В повечето фирми има склонност ERP внедряването да се тълкува като всяко друго внедряване на софтуер. След като се инсталира софтуера се формира набързо тим за внедряване и всеки се връща към обичайната си работа. Групата по внедряване е доста важна в случая. Тези хора работят доста с ERP системата и я познават най-добре от всички. Те знаят повече за процесите при продажби, например, отколкото търговците, и повече за процесите за поддържане на производството, отколкото самите хора от произвоството. Фирмата не може да върне хората, отговорни за ERP проекта към бизнес задълженията им, защото те са много заети с внедряването, след инсталирането на ERP. Само писмените документи, отчети и справки от новата ERP система могат да заемат една година на тима по внедряване. Това е по данни на статистически анализ и остава надеждата, че фирмата ще си възвърне някога парите от внедряването на ERP. За нещастие малко са случаите, когато информационните отдели (IS) имат готовност за увеличаване на ритъма на работа след инсталирането на ERP без да се нарушат границите на предвидения бюджет. В повечето случаи се настоява за повече пари и хора и то далече преди ERP проектът да започне да възвръща ползи.
9. Очакване за възвръщане на инвестицията (ROI) - Едно от най-подвеждащите мнения на хората, управляващи софтуерни проекти е: фирмата да очаква незабавни печалби след инсталирането на системата и че тима по внедряване бързо ще си свърши работата и ще се върне към стандартната си дейност. Нищо от това не може да стане в случая с ERP. Повечето от ERP системите не могат да покажат своята цена преди фирмата да е работила известно време с тях и хората да започнат да се концентрират и да усъвършенстват бизнес процесите, засягани от системата. В същото време тимът по внедряване не може да бъде разпускан преди неговите усилия да покажат напредък и системата да се установи във фирмата.
10. Депресия след ERP инсталацията - ERP системите често предизвикват бъркотия във фирмата след тяхното инсталиране. В изследване на Deloitte Consulting на 64 фирми, избрани между Fortune 500, в един от четири случая се е наблюдавало връщане назад, след въвеждане на ERP в експлоатация. Изтинският процент е несъмнено по-голям. Най-често срещаната причина за това връщане е, че всичко изглежда и работи по различен начин от използвания преди. Когато хората не могат да извършват дейността си по познатия начин и все още не са изучили новите неща, те изпадат в затруднения и дори паника, а бизнесът претърпява сътресения.