Най-напред нека кажем, че Enterprise Resource Planning система или софтуер (или ERP) е наложил се днес акроним, който не отразява съвсем точно същността на нещата. (1)

Например, планирането не е основна функционалност на този род системи, нито пък ресурсите са техния основен обект. От името точно на място си е само enterprise частта (фирмата, организацията). Това е важно да се запомни, защото то наистина е основната амбиция или идея, внедрена в този вид системи. Именно, ERP системите са опит да се интегрират дейностите на всички отдели, звена, роли и функции в една (единна) компютърна система, с основното предназначение - да се поддържат практическите информационни нужди на работещите във фирмата.

Трябва да се каже, че е твърде трудна задача да се създаде софтуер, който да обслужва еднакво добре както служителите от финансовия отдел, така и служителите, управляващи продажбите или складовото стопанство и още - служителите, отговорни за управлението на човешките ресурси и т.н. Всеки отдел във фирмата нормално работи с отделна софтуерна система, специализирана към бизнес процесите, които конкретно се обслужват. ERP обединява тези специализирани системи в една интегрирана система, работеща над една база данни, така че различните звена да могат по-лесно да обменят и споделят информация и да си комуникират в дейността си.

Този интегриран подход може да допринесе големи ползи, ако ERP проектът си постави правилни цели и системата се внедри коректно.

Да разгледаме поръчка от клиент като пример. В типичния случай, поставянето на поръчка от клиент предизвиква дълъг процес на документни преобразувания или препредавания във фирмата, често пъти свързан със заключвания и презаключвания между системите от различните отдели и звена. Резултатът от това често пъти е забавяне или дори загубване на поръчки поради проблеми от комуникация между различните системи, ако въобще има такава от автоматизиран характер. В същото време няма човек във фирмата, който действително да знае какво е състоянието на дадена поръчка, защото, естествено, няма начин хората от финансовия отдел да ползват информацията от системата за поддържане на складовата база, за да видят например, че поръчаното нещо вече е експедирано. "Вие ще трябва да се обадите на склада" е стандартният рефрен, който стреснатия клиент най-често чува.

ERP обединява старите специализирани системи за финанси, покупки, продажби, човешки ресурси, производство, складова база и ги замества с единна софтуерна система, логически разделена на модули или контексти, които в основни линии наподобяват старите отделни системи. Финанси, производство, складова база си имат свои области на действие в ERP, но сега софтуерът е единен и например, някой от отдел финанси може да надникне в информацията на складовата база, за да види, че дадена поръчка е експедирана. Повечето доставчици на ERP софтуер са достатъчно гъвкави, за да ви инсталират подсистемите, които ви трябват, без да ви принуждават да купувате целия пакет. Например, може да се инсталира само ERP финанси и да се остави останалата функционалност за по-нататък.